Çalışan Etik Kuralları

“Çalışan Etik Kuralları”, çalışanlarımızın temel davranış ilkelerini kapsar. İş prosedürleri, talimatları, standartlar, kanun ve düzenlemelerin her türlü tutum ve davranışlarımızla ilgili yön gösterici olamayabileceği yerlerde, şirket değerlerimiz üzerine kurulmuş olan “Çalışan Etik Kuralları” mız geçerlidir.

Etik Nedir?
Bir toplumda insanların davranışları ve birbirleriyle olan ilişkilerini düzenlemek amacıyla kabul edilmiş normlar ve kurallar bütünü; etik ise, evrensel ölçüde kabul gören ahlaki değerler bütünüdür. Kısaca etik, ahlak felsefesidir.

Etiğin Önemi,
Bir kurumun iş etiğine sahip olması ve etik yönetimini etkin bir şekilde yürütmesinin, ayrıca etik dışı davranışları önlemesinin kuruma çeşitli faydaları bulunmaktadır. Bir kurumun etik işleyişi, tüm ticari girişimlerin ortak hedefi olan karlılıkla doğrudan ilişkilidir. Özellikle son yıllarda tüketicilerin farkındalık ve duyarlılık düzeyleri, çalışanların eğitimleri ve beklentileri yükselmiştir. Kurumlar da uzun vadede varlığını korumak adına tüketiciyi, toplumu, çevreyi ve çalışanını gözeten sorumlu ve etik firma olma gerekliliğindedir.

İş Etiği,
İş dünyasındaki davranışlara rehberlik etmek üzere geliştirilen ilkeler bütününü kapsamakta, ahlaki olarak iş dünyasının doğru ve yanlış standartlarını ifade etmektedir. Bir diğer ifade ile iş etiği, bir iş organizasyonunun ve o organizasyondaki bireylerin değerlerine, davranışlarına ve kararlarına rehberlik eden ahlaki ve etik inançlar sistemidir. Neyin doğru, neyin yanlış olduğunu bilmek ve doğru olanı yapmak, işletmede karar vericileri (yöneticiler, ortaklar vb.) ve işletmedeki çalışanları doğrudan ilgilendiren bir konudur. Kaptan, sürdürülebilir iş yaşamı için toplumsal değer ve normlar ile ilgili global gelişmeleri yakından takip ediyor ve bu gelişmelerin değişime açık bir konu olduğunun bilinciyle hareket ederek kendini yenilemeyi önemsiyor.

1. Kişisel Fayda Sağlamama
Sürdürülebilirliğin bir gereği olarak, yolsuzluk ve rüşvete karşı sıfır tolerans gösterilir. Kamu kurumları ve özel sektör ile olan işlerinde kolaylaştırıcı ödemelerde bulunulması söz konusu olmaz. Çalışanlarımız görevi nedeniyle iş ilişkisinde bulunduğu kişi ve kurumlardan şahsı, ailesi veya yakınları için kişisel çıkar sağlamaz. Finansal çıkara dayalı iş aktivitesinde bulunmaz. Şirketimizin adını ve gücünü kişisel fayda sağlamak amacıyla kullanmaz. Şirket ile rekabet etmez. Potansiyel bir çıkar çatışması durumunda etik kuralların devreye girmesini ve ilgili tarafların çıkarlarının yasal ve etik yöntemlerle güvenli bir şekilde korunabilmesini sağlarlar. Tereddüde düştüğü durumlarda yöneticisine veya İnsan Kaynakları Bölümü’ne danışırlar. Çalışanlarımızın tarafsızlığını, performansını, kararını veya görevini yapmasını etkileyen veya etkileme ihtimali bulunan, ekonomik değeri olan ya da olmayan, doğrudan ya da dolaylı hiçbir eşyayı ya da menfaati kabul etmemesi temel ilkedir. Kitap, dergi, makale, takvim veya buna benzer nitelikte olanlar, halka açık yarışmalarda, kampanyalarda veya etkinliklerde kazanılan ödül veya hediyeler, herkese açık konferans, sempozyum, forum, panel, yemek, resepsiyon veya buna benzer etkinliklerde verilen hatıra niteliğindeki hediyeler, tanıtım amacına yönelik, herkese dağıtılan ve sembolik değeri bulunan reklam ve el sanatları ürünleri yukarıdaki temel ilkeyle çelişmemek kaydıyla hediye olarak kabul edilebilir.

2. Doğruluk, Dürüstlük
Tüm çalışanlar diğer paydaşlarla olan iş ilişkilerinin tamamında doğruluk ve dürüstlüğü vazgeçilmez bir değer olarak benimser ve bu doğrultuda hareket eder. Saygınlık ve itibarımızdan ödün vermemek adına tüm paydaşlarımızın güvenini sağlayacak şekilde davranmanın aynı zamanda görevinin gerektirdiği itibar ve güvene layık davranışlar göstermenin önemini vurgulamaktayız. En yüksek davranış standartlarını uygulamak adına yürütülen tüm süreçlerde ve kurulan tüm ilişkilerde doğruluk ve dürüstlüğü öncelikli değerimiz olarak ilke edinmekteyiz.

3. Şeffaflık
Paydaşlarımız ve üçüncü taraflarla ilişkilerimizde şeffaf ve açık iletişim desteklenmektedir. İç süreçlerimizde alınan kararların Yönetim Kurulu ile ortak takip edilmesini ve uygulanmasını, gerçekleştirilen faaliyetlerin saygı çerçevesinde üyelerle iş birliği halinde yürütülmesini ve yetkili kişilerin sürekli ulaşılabilir olmasını sağlamaktayız. Paydaş ilişkilerimizde ve kurumsal etik kültürünün benimsenmesinde şeffaf raporlama yaparak, topluma olan sorumluluğumuzu yerine getirmekteyiz. Kaptan olarak, bu raporlarımızla sadece bir şirket olarak değil, aynı zamanda sürdürülebilirlik ve etik değerlerin önemini vurgulayan bir güç ve motivasyon kaynağı olmayı hedefliyoruz.

4. Gizlilik
Rekabet açısından dezavantaj yaratabilecek bilgiler, personel özlük haklarına ait bilgiler ve üçüncü şahıslarla akdedilen gizlilik anlaşmaları, ticari sırlar, henüz kamuya açıklanmamış mali ve diğer bilgiler gizli bilgi kapsamındadır. Konumu gereği veya herhangi bir nedenle gizli bilgi sahibi olan çalışanlarımız, faaliyetlerimize ilişkin gizli bilgileri korur, bu bilgileri sadece amaçlarımız doğrultusunda kullanır. Herhangi bir ticari veya şahsi menfaat için kesinlikle kullanmazlar. Ayrıca, gizli ve özel bilgilerinin korunmasına itina gösterirler. Çalışırken veya herhangi bir nedenle şirketten ayrıldığında, konumu gereği veya herhangi bir nedenle sahip olduğu her türlü gizli bilgi ve belgeleri dışarıya açıklamaz, vermez. Yalnız belirlenen yetkiler dahilinde ilgili kişilere bildirir. Gizlilik anlaşması kapsamında, tedarikçiler, müşteriler ve diğer iş ortaklarının verdiği bilgiler amacı dışında kullanılamaz ve izinsiz üçüncü kişiler ile paylaşılamaz.

5. Çıkar Çatışması
KAPTAN çalışanları çıkar çatışmasından uzak durmayı amaçlamaktadır. Mevcut görevinden yararlanarak; şahsen, aile veya yakınlarının vasıtası ile iş ilişkisinde bulunulan kişi ve kuruluşlardan kişisel çıkar sağlanmamalıdır. İlgili kurum dışında ek bir finansal çıkara dayalı iş faaliyetinde bulunulmamalıdır. KAPTAN’ın adını, gücünü ve kimliğini, kişisel fayda sağlamak amacıyla kullanmaktan kaçınılmalıdır. Potansiyel çıkar çatışması durumunda, ilgili tarafların çıkarlarının yasal ve etik yöntemler vasıtasıyla güvenli bir şekilde korunabileceğine inanıldığından, tereddüte düşülen durumlarda ilgili Kurum Yöneticisine, İnsan Kaynakları Bölümü’ne ve Etik Kurul’a danışılmalıdır.

6. Adil Rekabet
Adil, serbest ve açık rekabete inanıyoruz. Rekabet avantajımızı, etik olmayan veya yasalara aykırı iş uygulamalarıyla değil, ürünlerimizin kalitesiyle elde ediyoruz. İnovasyon ve sürekli iyileştirme yoluyla, sektörde öncü olmak ve müşteri memnuniyetini en üst düzeyde tutmak için çalışmalar yürütüyoruz. Hedefimiz, rekabetçi bir ortamda müşterilerimize değer katmak ve onların güvenini kazanmaktır. Adil rekabet KAPTAN için bir etik kural olmanın yanında; aynı zamanda şirketimizin uzun vadeli başarısı ve sürdürülebilir büyümesi için bir strateji olarak benimsenmektedir.

7. Zaman Yönetimi
KAPTAN çalışanlarının mesai saatlerini verimli kullanması ve iş saatleri içinde özel işlerine zaman ayırmaması esastır. Yöneticiler, çalışanlarını şahsi işleri için görevlendirilemez. Toplantılara ayrılan zamanın etkinliğini sağlamak toplantıyı düzenleyenin sorumluluğunda olup, tüm katılımcıların toplantıya hazırlanarak gelmesi esastır. Toplantı için ayrılmış zamanın başlangıç ve bitiş saatlerine tüm katılımcılar uyar. Çalışma saatleri içinde özel ziyaretçi kabul edilmemesi, özel ve istisnai hallerde, çalışanların dışardan gelecek ziyaretçilerle yapılacak görüşmelerinin 10-15 dakikayı geçmemesi esastır. 4 Kişisel İşler: Çalışanlar, iş saatleri içinde kişisel işlere yönelmemeli ve işlerine odaklanmalıdır. Toplantı Verimliliği: Toplantılar, verimli bir şekilde yönetilmeli, katılımcılar hazırlıklı olmalı ve belirlenen saatlere uyulmalıdır. Görevlendirme: Çalışanlar, kişisel işleri için görevlendirilmemeli ve sadece şirket içindeki görevlere odaklanmalıdır. Önceliklendirme ve Planlama: Çalışanlar, işlerini önceliklendirme ve planlama becerilerini geliştirerek zamanlarını verimli bir şekilde yönetmelidir. İş İçi İletişim: Hızlı ve etkili iletişim kanalları kullanılmalı, gereksiz e-posta trafiği azaltılmalı ve önemli bilgiler doğrudan iletilmelidir. Bu kurallar, çalışanlarımızın zamanlarını etkin bir şekilde yönetmelerini sağlamak ve verimliliklerini artırmak için temel önem taşıyan kurallardır.

8. Şirket Dışında İş Yapma, Görev Alma
Çalışanlar; tacir, esnaf veya serbest meslek erbabı sayılmalarını gerektiren faaliyetlerde bulunamaz, Şirketlere ortak olamaz. Her türlü Şirket ve ticari işletmelerde, tacir veya esnaf yanında ücretli veya ücretsiz görev alamaz. Şirketin iştirakleri ile bağlı ortaklıkları hariç, diğer Şirketlerde Yönetim Kurulu üyeliği yapamaz. Kooperatifler, meslek odası, birlikler, mesleki ve sosyal amaçlı dernekler, vakıflar, federasyonlar ve konfederasyonlar vb. gibi Şirket faaliyetleri ile ilgili veya sosyal amaçlı faaliyet gösteren kurum ve kuruluşlarda görev alınması Yönetim Kurulu onayı ile yapılır. Uzmanlığa sahip çalışanların işleri aksatmamak kaydıyla mesleki konferans, üniversitelerde ve meslek okullarında ders vermeleri Yönetim Kurulu iznine bağlıdır. Çalışanlarımız tacirlik, esnaflık veya serbest meslek olarak kabul edilen faaliyetlerde bulunamazlar. Ayrıca, şirketlere ortak olma imkanına da sahip değillerdir ve ticari işletmelerde ücretli veya ücretsiz olarak görev alamazlar. Yani, şirketimizde çalışan bir kişi başka bir ticari kuruluşta çalışamaz veya onlarla iş birliği yapamaz. Ancak, bazı istisnai durumlar söz konusudur. Örneğin, şirketi temsil etmeden bireysel olarak, siyasi partiler, STK lar, kooperatifler, meslek odaları, birlikler, mesleki ve sosyal amaçlı dernekler, vakıflar, federasyon

9. Ayrımcılık
Şirketimiz, inanç veya inançsızlık, dil, ırk, yaş, sağlık durumu, cinsiyet ve medeni durum gibi konularda ayrımcılığa kesinlikle izin vermemektedir. Bu tür ayrımcılıklar, işyeri politikalarımızın tamamen dışındadır ve cezai yaptırımlara tabi tutulabilirler. Bu bağlamda belirli bir grup ya da kişiye yönelik nefret ifadesi içeren veya bu kişilere şiddet uygulanmasını teşvik eden aleni konuşmalar yapılamaz. Çalışanlarımız, herhangi bir ayrımcılığa maruz kalmaları durumunda İnsan Kaynakları Direktörlüğü'ne şikayette bulunma hakkına sahiptirler. Kaptan, bu tür şikayetleri ciddiyetle ele alır ve çalışanların haklarını korumak için gerekli adımları atar. Amacımız, her çalışanımızın saygı, eşitlik ve adalet temelinde bir iş ortamında çalışmasını sağlamaktır. Bu 5 nedenle, ayrımcılıkla mücadele etme konusunda kararlıyız ve ayrımcılıkla ilgili kurallarımızı sıkı bir şekilde uygulayarak çalışanlarımızın haklarını koruyor ve değerlerimize uygun bir iş kültürü oluşturuyoruz.

10. Markanın Korunması
KAPTAN markası, tüm faaliyetlerimizde güç aldığımız en önemli değerimizdir. Markamızın güçlü itibarını pazarlama ve iletişim ilkelerimiz doğrultusunda tutarlı bir şekilde korumak ve yükseltmek öncelikli hedefimizdir. Çalışanlarımız görevlerini markamızın korunması ve yükseltilmesi ilkeleri ile gerçekleştirmekle yükümlüdürler. Kişisel sosyal medya hesaplarının herkesin özel alanları olduğunu biliyor ve paylaşım tercihlerine saygı duyuyoruz. Bununla birlikte sosyal medya hesaplarının Şirket uzantılı epostaların dışında kişisel epostalarla yapılmasını; çalışanlarımızın sosyal medya kullanımlarında anlaşmazlık, belirsizliklere yol açacak veya Şirketi temsil eden içerikleri paylaşmaktan kaçınmalarını; gizlilik kurallarını ihlal edecek bilgi ve fotoğraf paylaşımında bulunmamalarını bekliyoruz. KAPTAN markamızın güçlü itibarını korumak ve geliştirmek iletişim ilkelerimizin merkezinde yer almaktadır. Çalışanlarımız, görevlerini markamızın itibarını koruma ve geliştirme ilkeleriyle uyumlu bir şekilde yerine getirmekle yükümlüdür. Sosyal medya, kişisel alanlara ait olduğunu anladığımız ve herkesin tercihlerine saygı duyduğumuz bir platformdur. Ancak, çalışanlarımızdan sosyal medya hesaplarını kişisel e-postalar dışında Şirketimizle ilişkilendirmemelerini, sosyal medya kullanımlarında Şirketi temsil eden içerikleri paylaşmaktan kaçınmalarını ve anlaşmazlıklara, belirsizliklere yol açabilecek paylaşımlardan uzak durmalarını bekliyoruz. Ayrıca, gizlilik kurallarımızı ihlal edecek bilgileri ve fotoğrafları paylaşmamalarını da önemle vurguluyoruz.

11. Medya ile İlişkiler
Herhangi bir medya kuruluşuna demeç vermek, mülakat yapmak, seminer, konferans ve benzeri yerlere konuşmacı olarak katılmak ve karşılığında ücret alınıp alınmayacağını belirlemek Yönetim Kurulu onayına bağlıdır. Hiçbir şekilde bu faaliyetlerden kişisel kazanç elde edilemez.
Sorumluluklarım
Ülkemizin en büyük sanayi kuruluşlarından biri olarak; KAPTAN yasal sorumluluklara tam uyumun yanı sıra tüm paydaşlarına ve rakiplerine karşı sorumluluklarını yerine getirir. Çalışanlarımız da şirketimiz adına aşağıda belirtilen sorumluluklarını yerine getirme bilinciyle hareket eder.
Yasal Sorumluluklarım
Çalışanlarımız tüm iş süreçlerini ve ilişkilerini yürütürken ülkemiz yasalarını ve gerekli yerlerde uluslararası hukuk kurallarına uyar, kurum ve kuruluşlara menfaat beklentisi olmaksızın yaklaşır, sivil toplum kuruluşlarına ve siyasi partilere karşı tarafsız ve eşit mesafede durur. Kurum ve kuruluşlara doğru, tam ve anlaşılabilir bilgileri zamanında bildirir.
Müşterilerimize Karşı Sorumluluklarım
“Müşterilerimizin memnuniyeti her şeyden önde gelir” ilkemiz uyarınca; çalışanlarımız da müşteri memnuniyetine odaklı, ihtiyaç ve taleplerine duyarlı, olabilecek olayları önceden öngörerek pozisyon alan bir anlayışla çalışır. Müşterilerine hizmetlerini, zamanında ve söz verdiği koşullarda sunar; onlarla saygılı, adil ve nezaket kuralları çerçevesinde iletişim kurar.
Çalışma Arkadaşlarıma Karşı Sorumluluklarım
- “En değerli varlığımız çalışanımızdır” sloganından hareketle tüm çalışanlarına eşit davranır. İş sağlığı ve güvenliği kurallarına uygun bir çalışma ortamı sağlar. Çalışanlarının, işinin niteliğinin gerektirdiği her türlü gelişime ayak uydurması, görev tatmininin yükseltilmesi, iş ortamında daha başarılı olmalarının sağlanması için gereken bilgi, beceri, tutum ve davranışları kazandırmayı amaçlayan eğitim programlarını planlar ve uygular. - Çalışanlarının işi ve özel hayatı arasındaki dengeyi önemser. Bireysel gelişimi için gerekli çabayı gösterir, sosyal sorumluluk bilinciyle yer alacakları uygun sosyal ve toplumsal faaliyetlere gönüllü olmaları konusunda da destekler. Çalışanlar; - Çalışma arkadaşlarına karşı sorumluluklarını bu ilkeler kapsamında, birbirleriyle karşılıklı güven, saygı ve nezaket kuralları çerçevesinde, iletişim ve iş birliği içinde yerine getirir. - İşlerini yürütürken veya bir sorunla karşılaştığında, bilgi, beceri ve deneyimleriyle birbirlerine destek olur.
Tedarikçilerimize Karşı Sorumluluklarım
İşbirliklerinde, her iki taraf için de en üst düzeyde değer yaratılmasına, karşılıklı ihtiyaçların belirlenmesine ve ihtiyaçların karşılanmasına önem verir. “Tüm tedarikçiler ekibimizin doğal üyesidir” ilkesinden hareketle, çalışanlarımızda da tüm tedarikçilerimize karşı dürüst, adil ve saygılı davranır, yükümlülüklerini zamanında yerine getirir. Tedarikçi ve iş ortaklarımızın gizli bilgi ve belgelerine gereken özen ve hassasiyeti gösterir ve korur.
Hissedarlarımıza Karşı Sorumluluklarım
Çalışanlarımız; “hissedarlarımıza değer yaratma” hedefi doğrultusunda sürdürülebilir karlılığı amaçlar. Finansal disiplin ve şeffaflık çerçevesinde hareket eder, şirketimizin kaynak ve varlıkları ile çalışma zamanını verimli ve tasarruf bilinciyle yönetir.
Rakiplerimize Karşı Sorumluluklarım
Çalışanlarımız; haksız rekabetten kaçınır. Yasal ve etik olan alanlarda rekabet eder ve topluma bu vizyonu aşılar. Bu bağlamda toplumun rekabetçi bir yapıya dönüşümü çerçevesindeki çalışmaları destekler.
Topluma ve Çevreye Karşı Sorumluluklarım
“İnsan ve çevreye saygılı” misyonuyla iş güvenliğini sağlamayı ve çevreyi korumayı öncelikli odağı olarak tanımlayan şirketimiz, hesap verebilirlik, güvenilirlik, açıklık ilke ve değerleri ile tüm sosyal paydaşlarına karşı sorumluluk içinde hareket etmeyi temel bir hedef olarak benimsemiştir. Hammadde kullanımından, teknolojisine, üretim faaliyetlerinden, yönetim biçimine kadar her alanda çevreye duyarlı olmayı misyon edinmiştir. Sürdürülebilir kalkınmanın bilincinde olan şirketimizin çevresel sorumluluk anlayışı, yasal gereklilikleri yerine getirmenin ötesinde, çevre performansını sürekli iyileştirecek gönüllü girişimlerde bulunmak ilkesi üzerine kurulmuştur. Çalışanlarımız; tüm faaliyetlerini bu bilinç doğrultusunda yürütür. Toplumsal konulara duyarlı, örnek vatandaş olma bilinciyle, sivil toplum örgütlerinde ve kamu yararına olan hizmetlerde yer alır.

ÇALIŞAN ETİK KURALLARI İHLALİNİN ÇÖZÜM YOLLARI
Tüm KAPTAN çalışanları, bu el kitabında belirtilen etik kurallara uymakla yükümlüdür ve etik kurallara aykırı hareket ettiği düşünülen kişiler veya uyumsuzluk durumları, öncelikle bağlı bulundukları birimdeki üst yöneticileriyle görüşerek uzlaşma ve çözüm arayışına gitmelidir. Bu şekilde, çalışanlar arasında etik sorunlarla ilgili bir iletişim ve çözüm süreci başlatılır. Bunun yanı sıra, çalışanlarımız kimlik bilgilerini gizli tutarak elektronik posta yoluyla etik kural ihlal bildiriminde bulunabilirler. Şikayetler, öneriler ve diğer geri bildirimler için Şikayet Bildirim Sistemimizi kullanmaktayız. Bu sistem, web sitemizdeki “talep, şikayet ve öneri bildirim” sayfasıyla, şirket içi “bildirim kutularıyla” birlikte, Kaptan Port üzerinde yer alan "Bize Ulaşın" kısmı sekmesi aracılığıyla takip edilmektedir. Bu sayede, bildirimler kaydedilir, incelenir ve gerekli aksiyonlar alınır. Etik Kurul, bildirimleri değerlendirerek uygun adımları atar ve gerektiğinde soruşturma sürecini başlatır. Amacımız, etik ihlallerin tespit edilmesi ve giderilmesi için etkili bir bildirim ve değerlendirme mekanizması oluşturmaktır. Bildirimde bulunan çalışanlar, ihlal bildiriminde bulunmaları veya endişelerini dile getirmeleri sebebiyle kıdemlerinin düşürülmemesi, para cezasına veya diğer yaptırımlara maruz kalmamaları konusunda güvence altındadırlar. Bildirimlerin gizliliği ve takibi için bildirimi yapan kişiyle karşılıklı iletişim sağlanmaktadır. Etik kuralları ihlal edenler, bu ihlalleri onaylayanlar veya ihlaller hakkında bilgisi olan ancak bildirim yapmayanlar, Şirket içi kurullar tarafından değerlendirilir ve disiplin yaptırımlarına tabi tutulabilir. Bu sayede, etik standartlara uymayan davranışların önlenmesi ve gerekli önlemlerin alınması amaçlanmaktadır.

EYS-ÇEK-020 REV1 17.07.2023